El registro horario digital no es una novedad para las empresas españolas. Desde 2019, todas las organizaciones con personal contratado deben registrar diariamente la jornada laboral. Sin embargo, el Gobierno trabaja en una reforma que reforzará esta obligación y exigirá sistemas digitales más fiables, trazables y accesibles.
Para las cooperativas oleícolas, esta adaptación adquiere una importancia especial. La actividad de una cooperativa no mantiene el mismo ritmo durante todo el año: la campaña de recogida de la aceituna concentra turnos, incorporaciones temporales, ampliaciones de horario y una mayor carga de trabajo en patios, líneas de producción, laboratorios, almacenes y oficinas.
Contar con un sistema preparado para reflejar esta realidad será fundamental para cumplir la normativa sin añadir más complejidad a la gestión diaria.
¿Es ya obligatorio fichar digitalmente?
Conviene diferenciar entre la obligación vigente y la reforma que se encuentra en preparación.
Actualmente, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
También establece que los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición del personal, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La regulación vigente no impone todavía un formato digital único. El sistema puede organizarse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. Así lo recoge el Estatuto de los Trabajadores.
Por tanto, no es correcto afirmar que el papel o cualquier hoja de cálculo sean automáticamente ilegales. El problema aparece cuando el método utilizado no permite demostrar que los datos son completos, fiables y no han sido modificados.
Paralelamente, el Ministerio de Trabajo y Economía Social está tramitando un real decreto para reforzar el registro de jornada. En marzo de 2026, el propio Ministerio todavía se refería a esta norma como un proyecto en elaboración y abrió una consulta sobre los futuros requisitos técnicos y de seguridad. Hasta que el texto definitivo se publique en el Boletín Oficial del Estado, sus condiciones y plazos de aplicación pueden experimentar cambios.
¿Qué pretende cambiar el nuevo registro horario?
Aunque habrá que esperar al texto definitivo, el proyecto normativo permite anticipar la dirección de la reforma. El futuro sistema deberá garantizar cuatro principios esenciales:
- Objetividad: los datos deben reflejar la jornada realmente realizada.
- Fiabilidad: el registro debe identificar correctamente a cada persona y evitar fichajes incompletos o incorrectos.
- Trazabilidad: cualquier corrección deberá dejar constancia de qué se ha modificado, cuándo, por quién y por qué.
- Accesibilidad: la información deberá poder consultarse y facilitarse con rapidez a las personas autorizadas.
El proyecto elaborado por el Ministerio de Trabajo también contempla un contenido mínimo más detallado, reglas para realizar y modificar los asientos, requisitos técnicos, derechos de consulta y copia y un protocolo interno para organizar el registro.
Además, los futuros estándares técnicos buscarán garantizar la integridad de la información, evitar manipulaciones indebidas y facilitar el acceso de la Inspección de Trabajo, según la consulta pública promovida por el Ministerio.
Esto hará que los sistemas basados únicamente en firmas acumuladas, documentos cumplimentados a final de mes o archivos que puedan sobrescribirse sin dejar rastro resulten cada vez más difíciles de justificar.
¿A quién afecta dentro de una cooperativa?
La obligación se refiere a las personas que mantienen una relación laboral con la cooperativa. Puede afectar, entre otros perfiles, a:
- Personal administrativo y de gestión.
- Personal de patio, producción, bodega y almacén.
- Responsables de laboratorio y control de calidad.
- Personal de tienda, envasado, expediciones o mantenimiento.
- Personas con contrato fijo, fijo-discontinuo, temporal o a tiempo parcial.
- Personal incorporado específicamente durante la campaña.
Cuando concurran funciones laborales, societarias o situaciones mixtas, será necesario revisar cada caso con el asesoramiento laboral correspondiente.
Los principales retos para las cooperativas oleícolas
1. La intensidad de la campaña
Durante la campaña oleícola pueden coexistir diferentes turnos, jornadas irregulares, descansos, horas extraordinarias y nuevas incorporaciones. El sistema debe poder adaptarse a estos cambios sin obligar a rehacer manualmente los registros cada semana.
Además de registrar las entradas y salidas, conviene que permita distinguir las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y facilite su revisión antes de trasladar la información a las nóminas.
2. La existencia de diferentes espacios de trabajo
La actividad no se desarrolla únicamente en una oficina. Puede haber personas trabajando en el patio de recepción, la almazara, la bodega, el laboratorio, el almacén, la tienda o instalaciones alejadas del terminal principal.
Por ello, una solución adecuada puede combinar diferentes formas de fichaje: terminal compartido, ordenador, teléfono corporativo o aplicación móvil. Si existen zonas con cobertura limitada, también será importante comprobar que el sistema pueda registrar la jornada temporalmente sin conexión y sincronizar los datos posteriormente.
3. La incorporación de personal temporal
En plena campaña, el procedimiento de alta y formación debe ser rápido y sencillo. Cada nueva incorporación debe conocer desde el primer día:
- Cómo y dónde fichar.
- Qué pausas deben registrarse.
- Cómo comunicar un error.
- Quién puede autorizar una corrección.
- Cómo consultar sus propios registros.
Un sistema técnicamente avanzado no servirá de mucho si las personas que deben utilizarlo no conocen el procedimiento.
4. La coordinación con asesorías y programas de gestión
Una buena herramienta de control horario debe facilitar la exportación de información y, cuando sea posible, su integración con los programas de nóminas, recursos humanos o gestión utilizados por la cooperativa.
El objetivo no debe ser generar una nueva tarea administrativa, sino evitar duplicidades y reducir el trabajo manual al final de cada mes.
Cómo prepararse antes de que se apruebe la reforma
Las cooperativas no necesitan esperar a la publicación definitiva para revisar su situación. Pueden empezar con varias actuaciones que seguirán siendo útiles aunque cambien algunos detalles del texto:
- Analizar el sistema actual y comprobar si registra la jornada real de toda la plantilla.
- Identificar los diferentes turnos, centros, puestos de trabajo y necesidades específicas de la campaña.
- Revisar cómo se corrigen los errores y si las modificaciones dejan un historial consultable.
- Comprobar que los registros pueden conservarse durante cuatro años y recuperarse con facilidad.
- Seleccionar una solución escalable que permita incorporar personal temporal sin elevar innecesariamente la complejidad o el coste.
- Elaborar un protocolo interno sencillo y comprensible, contando con la representación legal de las personas trabajadoras cuando corresponda.
- Formar a responsables de turno y plantilla antes de los periodos de mayor actividad.
¿Qué ocurre si no se lleva correctamente el registro?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la jornada y el registro horario puede considerarse una infracción grave. Conforme a la normativa vigente, estas infracciones pueden sancionarse con multas de entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de su graduación. Así lo establece la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
No obstante, el mayor riesgo no está únicamente en la inexistencia de un registro. También puede haber problemas cuando los datos no reflejan la jornada real, se cumplimentan de forma retrospectiva, presentan lagunas o no pueden facilitarse durante una actuación inspectora.
Digitalizar para cumplir, pero también para gestionar mejor
La futura reforma no debería entenderse solamente como una nueva carga administrativa. Bien implantado, el control horario puede aportar información útil para planificar la campaña, anticipar necesidades de personal, detectar sobrecargas, calcular correctamente las horas extraordinarias y simplificar la preparación de las nóminas.
Para las cooperativas oleícolas, digitalizar este proceso significa disponer de datos más claros para organizar el trabajo, proteger los derechos de las personas trabajadoras y mantener la eficiencia en momentos de máxima actividad.
La Oficina Acelera Pyme de Cooperativas Agro-alimentarias de Jaén puede acompañar a las cooperativas en la identificación de soluciones digitales adaptadas a su dimensión, organización y realidad productiva.
La clave no está en elegir la herramienta más compleja, sino la que permita cumplir, simplificar la gestión y seguir generando valor añadido y arraigo en el territorio. ¿Te ayudamos? ¡Contacta con nosotros!
